Home > موفقیت > چگونه جلسه کاری موفقیت آمیزی داشته باشیم

چگونه جلسه کاری موفقیت آمیزی داشته باشیم

بعضی از جلسات کاری بصورت مفصل و بزرگ برگزار میشنوند و نیاز به سخنرانی در بین افراد مهم با تجربه و معمولا از کمپانی ها و شرکت های بزرگ هست فراموش نکنید که با دانستن چند نکته کوچک می توانید شرایط را براحتی تحت کنترل خودتون در آورید که در زیر به چند مورد از آنها اشاره می کنیم

حاضرین از لحظه‌ای که دهان خود را باز کنید، شروع به قضاوت شما می‌کنند. اگرچه نکته‌ی ناخوشایندی است، ولی حقیقت دارد. بنابراین خیلی مهم است که سخنان خود را با اطمینان و قاطعیت آغاز کنید. ما در این‌جا به نکاتی اشاره می‌کنیم که به شما کمک می‌کند سخنرانی خود را با قدرت و اعتماد به نفس شروع کنید.

شروع سخنرانی فقط سخنانی که می‌گویید، نیست
مایا آنجلو شاعر و بازیگر فقید آمریکایی می‌گوید: «مردم چیزی که می‌گویید و کاری که انجام می‌دهید را فراموش می‌کنند، ولی هرگز احساسی که در آن‌ها به وجود آوردید را فراموش نخواهد کرد.»

بنابراین شروع سخنرانی بر خلاف چیزی که فکر می‌کنید فقط چیزهایی که می‌گویید نیست. کلیدی‌ترین نکته‌ای که بر روی آن تأکید می‌کنم داشتن وضعیت درست در هنگام شروع سخنرانی است. اگر شما از خودتان اطمینان نشان دهید، حاضرین هم به شما اطمینان خواهند کرد.

مهم‌ترین دلیلی که باعث ایجاد استرس و نگرانی ما حین صحبت کردن در جمع می‌شود، این است که بسیاری از ما تلاش می‌کنیم کسی باشیم که نیستیم. به همین دلیل برای شروع با صلابت، در درجه‌ی اول باید خودتان باشید. تلاش کنید راهی متفاوت برای شروعی قدرتمند بیابید.

شروع سخنرانی: آماده شوید تا خودتان باشید
اگر قرار باشد نگران سخنرانی باشیم، این کار تمام وقت ما را خواهد گرفت. آیا لباس خوبی پوشیده‌ام؟ همه‌ی وسایلم همراهم هستند؟ نظر حاضرین راجع به من چه خواهد بود؟ سؤالات درباره‌ی سخنرانی شما، پایانی ندارند، تنها چیزی که باید روی آن تمرکز کنید این است که تلاش کنید به خودتان برگردید و خودتان باشید.

سعی کنید با پیدا کردن راهی فاصله‌ی بین خودتان، سخنرانی و نگرانی‌تان را از بین ببرید و خودتان باشید. شاید دوست داشته باشید بیرون بروید تا سرتان هوایی بخورد یا حتی به دست‌شویی بروید. مکان ساکت‌تری را پیدا کنید و تمرینات تنفسی انجام دهید. بر روی تنفس مانند عزم‌تان برای سخنرانی تمرکز کنید.

چه ویژگی‌هایی را می‌خواهید به عنوان سخنران از خود به نمایش بگذارید؟
دوست دارید شنوندگان از سخنرانی شما چه بهره‌ای ببرند؟
انجام کارهایی که گفته شد باعث می‌شود تا به جای قرار گرفتن در ترس و شک، خودتان باشید و با اطمینان صحبت کنید.

شروع سخنرانی: از اولین کلمات‌تان حساب می‌شود
و حالا چیزهایی که قصد گفتنش را دارید. از شروع سخنرانی خود با عباراتی شبیه جملات زیر خودداری کنید.

از شما بسیار سپاس‌گزارم. بودن در این‌جا برای من باعث افتخار است.
عذرخواهی می‌کنم، ولی این سخنرانی زیاد طول نخواهد کشید.
هفته‌ی پیش/ دیروز/ ۱۰ دقیقه پیش از من خواسته بودند تا این سخنرانی را انجام دهم.
اتفاق جالب و خنده‌داری که موقع پیدا کردن این مکان برایم افتاد…
این‌ها همه خسته کننده‌اند.

sleeping-audience

این لحظات برای شما هستند تا بدرخشید و خود را نشان دهید، بنابراین از همان ثانیه‌ی اول شروع به درخشیدن کنید. برای شروعی قدرتمند، دنبال چیزی منحصر به فرد، جذاب و به یاد ماندنی برای گفتن بگردید. مطمئن شوید با گفتن عبارات مورد نظرتان ۱۰۰٪ راحت هستید. در نتیجه به جای ضعف، از همان لحظه‌ی اول سخنرانی پرواز خواهید کرد.

در این‌جا تعدادی ایده از شروع سخنرانی‌های مورد علاقه‌ام را آورده‌ام

سخنرانی خود را با سؤالی تحریک‌آمیز شروع کنید
سایمون سینک: «به نظر شما چگونه بعضی از افراد به چیزهایی می‌رسند که به نظر غیرممکن می‌آید؟»
جیمز هنسن: «من چه چیزی می‌دانم که باعث شد در اعتراض جلوی کاخ سفید، به عنوان یک دانشمند کم‌حرف دستگیر شوم؟ و شما چه می‌کردید اگر چیزی که من می‌دانم را می‌دانستید؟»
۲. حقیقتی عجیب یا شگفت‌انگیز
جیمی الیور: «متأسفانه در طول ۱۸ دقیقه‌ی آینده که من در حال صحبت کردن هستم، ۴ آمریکایی به‌ خاطر رژیم غذایی‌شان می‌میرند.»
سونیتا کریشنان: «من با شما راجع به بدترین نوع نقض حقوق بشر صحبت می‌کنم. سومین جنایت بزرگ سازمان یافته، صنعتی ده میلیاد دلاری. من در مورد برده‌داری عصر جدید صحبت می‌کنم.»

شوخی یا جوک

پاملا مایر: «خُب. من نمی‌خواهم به کسی توی این سالن هشدار بدم، ولی به نظرم می‌آید کسی که سمت راست شماست، یک دروغگو باشد.»

13679-750x430

تصویر سازی
استیسی کرامر: «تجسم کنید هدیه‌ای دریافت می‌کنید که خیلی بزرگ هم نیست، تقریبا اندازه‌ی یک توپ گلف.»
ریک الیاس: «انفجاری را در ارتفاع ۱۰۰۰ متری تجسم کنید. هواپیمایی پر از دود و موتوری که صدای تق‌تق می‌دهد. به نظر ترسناک می‌آید. خُب من یک صندلی خاص آن روز داشتم. من در ردیف ۱D نشسته بودم.»
همه‌ی این شروع‌ها برای سخنرانی باعث ایجاد ارتباط با حاضرین و توجه آنان شد. یک شروع عالی به شما کمک می‌کند تا بر روی سخنرانی خود مسلط شوید و از ابتدا بدرخشید.

بنابراین به خاطر داشته باشید سخنرانی را با قدرت و اطمینان شروع کنید. خودتان باشید و عبارت خوبی برای شروع داشته باشید. امیدواریم این نکات به شما در سخنرانی‌های‌تان کمک کند. موفق باشید.پ

و اما می رسیم به جلسات اداری کوچکتر که به عهده شما خواهد بود و باید در زمانبندی مشخص به نتیجه مد نظرتان برسید تا بتوانید پروژه را به سمت مطلوبی پیش ببرید. در اینگونه جلسات احتیاجی به سخنرانی نیست ولی مهمترین اصل چگونه پیش بردن جلسه خواهد بود که ما نکات حائذ اهمیتی را برای ششما جدا کرده و در زیر به آنها اشاره می کنیم.

meeting-3

اگر می‌خواهید جلسه‌‌‌ی مفید‌ی برگزار کنید، باید شروع خوب و محکمی داشته باشید. شروع خوب یک جلسه، مثل قطعه‌ی اول ارکستر است. لحن ارکستر، موضوعات اصلی و آنچه را که در انتظار شماست، معرفی می‌کند. این مقاله را بخوانید تا با نحوه شروع سخنرانی در جلسات آشنا شوید.

هدف جلسه را مشخص کنید

جالب است بدانید بسیاری از جلسه‌ها وقت زیادی را از شما می‌گیرند،‌ بدون اینکه کسی اصلا بداند اصل موضوع از چه قرار است. پس هدف جلسه را در دستورکار بیاورید و آن را در ابتدای جلسه یادآوری کنید. بین جلسه‌های ایده‌ پردازی و جلسات تصمیم گیری تفاوت قائل شوید. جلسه‌هایی را که برای تعیین استراتژی‌های بلندمدت برگزار می‌شوند، از جلسات تعیین اهداف و مسئولیت‌های کوتاه‌مدت جدا کنید. در همان ابتدا ذکر کنید که جلسه درمورد چه چیزهایی «نیست». مثلا بگویید «این جلسه درباره‌ی ظرفیت تولید ماهانه است. امروز می‌خواهیم روی تجارت کار کنیم. درمورد مسائل تاکتیکی، در جلسه‌ی بررسی عملکرد که چهارشنبه برگزار می‌شود، بحث می‌کنیم.»

هدف هرکدام از موارد دستور کار را مشخص کنید 

اگرچه نوع مواردی که در دستورکار مطرح می‌شوند برای تمام جلسات باید مشابه باشند، ولی هرکدام از آنها مراحل جداگانه و بحث‌های متفاوتی را در بر دارد. قبل از اینکه به هرکدام از موارد دستورکار بپردازید، هدف آن را کاملا مشخص کنید. اگر هدف شما ایده پردازی است، با مشخص کردن این هدف بحث در‌مورد آن را راحت‌تر به جریان می‌اندازید. اگر می‌خواهید تفکر‌ خلاق را پرورش بدهید، اجازه ندهید اعضایی که بسیار عمل‌گرا هستند، فورا جلسه را در دست بگیرند. در عوض،‌ اگر مورد دستورجلسه به تصمیم‌گیری نیاز داشته باشد، معیار‌های تصمیم را واضح بیان کنید. مشخص کنید که آیا همه اجازه‌ی رأی دادن دارند یا اینکه تصمیم گیری برعهده‌ی یک نفر است و بقیه‌ی افراد تنها می‌توانند پیشنهاد‌هایشان را ارائه بدهند؟

می‌توانید بگویید: «این تصمیم برعهده‌ی آقای امینی است، اطلاعات و پیشنهادهای خود را در اختیار ایشان بگذارید تا در این مورد تصمیم‌ بگیرد.»

از افراد بخواهید پیشنهادهایشان را محدود کنند

یکی دیگر از روش‌های شروع سخنرانی در جلسات، این است که برای افراد مشخص کنید انتظار دارید تا چه میزان در بحث‌ها شرکت کنند. می‌توانید درمورد تحقیقی صحبت کنید که در دانشگاه MIT انجام شده بود. این تحقیق حاکی از این بود که می‌توان هوش جمعی تیم را از روی میزان مشارکت اعضای تیم، پیش‌بینی کرد. از افراد بخواهید مشارکت خود را در بحث‌ها طوری تنظیم کنند که همه به‌اندازه‌ای برابر، فرصت صحبت کردن داشته باشند. از شرکت‌کنندگان بخواهید فقط با همدیگر موافقت نکنند و نظرات مخالف یا متفاوت‌شان را هم ابراز کنند. می‌توانید بگویید: «من به‌دنبال دیدگاه‌های متفاوت و تفکرات جدید هستم. پس اگر همه‌ی شما با یک موضوع موافق باشید، آن بحث را به پایان می‌رسانیم.»

قوانین اصلی را دوباره توضیح دهید

قوانین اولیه را بنویسید و در ابتدای جلسه به همه یادآوری کنید که باید از آنها تبعیت کنند. خیلی اوقات پیش می‌آید که تیم‌ها وقت می‌گذارند و قوانین را می‌نویسند، ولی در جلسات بعدی آنها را فراموش می‌کنند. البته این کار را زیاد تکرار نکنید. یکی از قوانینی را که فکر می‌کنید برای جلسه‌ی آن روز ضروری است، انتخاب کنید. برای مثال بگویید: «می‌دانم که امروز می‌خواهیم درمورد موضوعات حساسی صحبت کنیم. پس همه باید تلاش کنیم جلسه را با دید مثبتی آغاز کنیم.»

از پرخاشگری منفعلانه جلوگیری کنید

یکی از دلایلی که همه از جلسات بیزار هستند، این است که جلسات معمولا خیلی طولانی هستند و در عین حال به مشکلات اصلی شرکت هم نمی‌پردازند. بسیاری از تیم‌ها از «جلسه‌ی قبل» و «جلسه‌ی بعد» استفاده می‌کنند تا درمورد مشکلات آزاردهنده و ناخوشایند صحبت کنند. این باعث می‌شود خودِ جلسه فقط اتلاف وقت باشد.

از همه بخواهید مشکلات را در طول جلسه مطرح کنند نه بعد از جلسه، تا بتوانید از پرخاشگری منفعلانه هم جلوگیری کنید. البته این روش همیشه هم کارساز نیست. ولی بهتر است بحث‌های سخت و چالش‌برانگیز و نظرسنجی از تمام افراد را در طول جلسات انجام بدهید، نه اینکه در راهروها درمورد آنها بحث کنید.

در مورد برگزاری میزگرد تصمیم بگیرید

اگر درمورد موضوع میزگرد فکر نکنید، غفلت کرده‌اید. منظورم از میزگرد، جلسه‌ای است که تمام اعضا درباره‌ی وضعیت خود صحبت می‌کنند. میزگردها معمولا خیلی وقت‌گیر هستند، ارزش کمی دارند و زمینه را برای اعضای کم‌کار تیم فراهم می‌کنند تا جای خود را در شرکت تثبیت کنند. اگر در میزگرد شما هم از این اتفاقات می‌افتد، بهتر‌ است روش کارتان را عوض کنید. میزگرد را طوری مدیریت کنید که به مسائل مربوط به موضوع دستور‌کار بپردازند. فقط باید زمان جلسه را محدود کنید و اگر کسی از موضوع اصلی دور شد، او را متوقف کنید. مثلا بگویید: «این جلسه‌ی استراتژیک فصلی ماست،‌ بنابراین موضوع میزگرد امروز احتمالا یا شما را می‌ترساند یا هیجان‌زده‌تان می‌کند.»

احتمالا شما در جلسات زیادی شرکت می‌کنید که بیشترشان «بد» هستند. اکثر اوقات در همان دو دقیقه‌ی اول جلسه می‌توانید بفهمید جلسه قرار‌ است اتلاف‌وقت باشد یا نه. اگر شما جلسه را مدیریت می‌کنید، بهتر است روی یک موضوع خاص تمرکز کنید،‌ تفکرات مختلف را در نظر بگیرید و از اتلاف وقت پرهیز کنید. با انجام این کار، نه‌تنها شهرت خوبی در محل کار پیدا می‌کنید، بلکه به بیشتر کارهایتان هم می‌رسید.

به این مطلب امتیاز دهید

ممکن است این مطلب هم جالب باشد
چگونه مصاحبه کاری موفقی داشته باشیم